别让琐务牵着鼻子走

　　根据新一代个人管理理论，将耗费时间的事务依据急迫性与重要性分为四类。急迫性是指必须立即处理，比方电话铃响了，尽管你正忙得焦头烂额，也不得不放下手边工作去接听。一般说来接电话总要优先于你的私人工作。

　　许多人不会在与你通话时让你手持电话，等上15分钟再回来，但换了在办公室，这些人却常要你枯等至少15分钟，好让他跟另一个人通完话。

　　急迫之事通常都显而易见，推拖不得；也可能较讨好、有趣，却不一定很重要。

　　重要性与目标有关，凡有价值、有利于实现个人目标的就是要事。一般人往往对燃眉之急立即反应，对当务之急却不尽然，所以更需要自制力与主动精神，急所当急。

　　第一类事务既急迫又重要，人生在世，无法避免。危机处理专家或有截稿压力的文字工作者，更是经常与之为伍。如果只专注于这类活动，终有被问题淹没的一天。他们惟一的逃避之道，便是做些无关紧要的活动(第四类)，至于急迫而不重要或重要而不紧迫的事便被抛诸脑后。

　　也有人把大部分时间，浪费在急迫但不重要(第三类)的事务上，误以为愈急迫就愈重要。其实，急迫之事往往对别人而非对自己很重要。

　　只重视第三、四类事务的人，拥有的并非有意义、负责任的人生。懂得舍弃这两类无关紧要之事，对第一类要务也尽量节制，以投注更多时间于重要但眼前尚不急迫之事(第二类)，才是个人管理之论。

　　第二类事务包括建立人际关系、撰写使命宣言、规划长期目标、防患于未然等等。人人都知道这些事很重要，却因尚未迫在眉睫，反而避重就轻。

　　相反地，真正有效能的人，急所当急、不轻易放过机会并防患于未然。尽管也会有燃眉之急，但总设法降至最低。

事务分类共计四类：
Ⅰ 重要＋紧急：危机；急迫的问题；有期限压力的计划。
Ⅱ 重要＋不紧急：防患于未然；改进产能；发掘新机会；规划、休闲。
Ⅲ 不重要＋紧急：不速之客；某些电话；某些信件与报告；某些回忆；必要而不重要的问题；受欢迎的活动。
Ⅳ 不重要＋不紧急：繁琐的工作；某些信件；某些电话；浪费时间的事；有趣的活动。

把精力集中在上述不同类别事务上，带来的结果：
Ⅰ结果：压力；精疲力尽；危机处理；忙于收拾残局。
Ⅱ结果：有远见，有理想；平衡；纪律；自制；少有危机。
Ⅲ结果：短视近利；危机处理；被视为巧言令色；轻视目标与计划；缺乏自制力，怪罪他人；人际关系浮泛，甚至破裂。
Ⅳ结果：全无责任感；工作不保；依赖他人或社会机构维生。